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1. Gestión de la calidad en las bibliotecas
La Calidad es el conjunto de propiedades y
características de un producto o servicio que
repercuten en la capacidad de la biblioteca para
satisfacer las necesidades expresadas o
implícitas de los usuarios. Es un concepto
relativo, dinámico y cambiante. Hay que tener en
cuenta no sólo el servicio o el producto, sino
los atributos asociados a ellos: rapidez, conductas de
personal: no sólo el qué sino el
cómo.
La Gestión de Calidad en las
Bibliotecas implica un proceso de compromiso para la
mejora continua desde una perspectiva integrada de los
conceptos de Calidad, medio ambiente, salud y
seguridad laboral, junto con otros aspectos
financieros, humanos, éticos y de
integración sociocultural. La Gestión de
la Calidad define la política de la
biblioteca, los objetivos, las evaluaciones, a priori y
a posteriori, de los datos recogidos para desembocar en
acciones correctivas y preventivas adecuadas. Este
proceso de revisión constante es el que consigue
la Calidad en la biblioteca.
Es necesario definir la política de
Calidad que deberá contar con el
compromiso explícito de la biblioteca para
trabajar con Calidad a partir de ese momento.
Se debe comunicar al personal y también
públicamente a los usuarios y a la comunidad.
Una comunicación externa obliga a comprometerse
formalmente.
Los principios de la política de
Calidad han de ser conocidos y compartidos por
los empleados y estar consensuados con la
administración gestora de la biblioteca.
El trabajo con Calidad no ha de ser
teórico, ni alejado de la realidad. Se tiene que
desarrollar un trabajo, con unos objetivos y unos
ritmos compatibles con el funcionamiento diario de la
biblioteca y que el personal los pueda asumir y seguir
con regularidad.
Hemos de proponer unos objetivos de Calidad
equilibrados con nuestros recursos y posibilidades, que
sean ambiciosos para que motiven e impulsen al
personal.
Comunicar, consensuar, compartir con todo el equipo de
la biblioteca. Se ha de desarrollar un sistema de
Calidad con pasión y convencimiento y
saber trasladarlo a las personas de la biblioteca para
que compartan la ilusión por mejorar su trabajo
y por ser partícipes de estos logros.
1.1. Calidad de la comunicación
Un punto susceptible de entrar en la gestión de
Calidad es la Comunicación. La
biblioteca comunica diariamente en su quehacer
cotidiano, interna y externamente. Cuando se habla de
comunicación en la biblioteca pública, se
hace desde dos puntos de vista complementarios:
-
La comunicación externa: que
implicará la elaboración de un buen
plan de comunicación y promoción de la
biblioteca y la construcción de una imagen
corporativa de prestigio.
Para cumplir los objetivos de la comunicación
externa se trabajará con herramientas como la
construcción de la imagen corporativa que la
biblioteca quiere dar a conocer al exterior (usuarios
externos e internos, la administración
pública, los políticos
responsables...), comunicando e
interrelacionándose con los medios de
comunicación locales.
Para saber qué se quiere comunicar y
cómo hacerlo seguiremos unas pautas para
elaborar y transmitir correctamente el mensaje.
Restará definir a quién va dirigido el
mensaje para lograr una comunicación eficaz
dirigiéndonos especialmente al tipo de usuario
final.
-
La comunicación interna: que
desembocará en la estructuración de un
sistema de comunicación interno. La
captación, estructuración y
transmisión del conocimiento en la biblioteca
será fundamental para el éxito. Tras
establecer los objetivos de cada proceso se
concretará la implantación del sistema
de comunicación interna (reuniones, otros
medios de comunicación del conocimiento, la
comunicación informal, etc).
Debe definirse la Intranet, sus contenidos, la
formación personal, etc. Cada proceso
deberá ir acompañado de un manual de
acogida, redactado con ciertas pautas, que cumpla los
requisitos como instrumento de integración y
formación.
Los manuales de procedimiento son también
imprescindibles para la gestión de Calidad de
una biblioteca. Elaborar estos documentos conlleva
ventajas muy visibles para la normalización de
la biblioteca.
- Se hablará también de la
"comunicación in
situ". Es la comunicación
intermedia que se establece en el momento en que el
usuario entra a la biblioteca a utilizar algún
servicio o a realizar alguna consulta.
1.2. Calidad orientada a la satisfacción del
cliente
Principalmente la Gestión de la Calidad
irá orientada a la satisfacción del
cliente. Existe pues un trabajo previo, que ya se ha
comentado anteriormente en este documento, que pretende
conocer la realidad entre los servicios que la
biblioteca da y los que espera el usuario.
Se debe estudiar cuáles son los clientes a los
que dirigirse, para ello se tomarán criterios de
segmentación y se dirigirán las
estrategias de comunicación externa que se hayan
concretado previamente.
Una biblioteca debe conocer y atender según sus
necesidades a su público:
- Usuarios activos.
- Usuarios no activos.
- No-usuarios: sector de la población que
nunca ha utilizado la biblioteca y personas que dejaron
de hacerlo. Es un público al que no se suele
tener en cuenta. Pueden serlo simplemente porque
desconocen la existencia de la biblioteca o lo que
ésta les puede ofrecer. Los profesionales de
la biblioteca deberán preguntarse
¿Quiénes son los no usuarios?
¿Cuáles son sus características?
¿Conocen lo que la biblioteca puede ofrecerles?
¿Qué razones tienen para no utilizar la
biblioteca? ¿La han utilizado en alguna
ocasión? ¿Qué servicios
desearían que se les prestara?
¿Qué servicios desearían en el
futuro? ¿Cuáles son sus percepciones y
expectativas? ¿Qué beneficios buscan?
¿Qué tipo de experiencias y
anécdotas pueden explicar de la
utilización de la biblioteca?
La biblioteca tendrá que cubrir las necesidades
y expectativas detectadas en los clientes con programas
de Calidad.
La Calidad de un servicio o de una biblioteca
siempre la define el cliente. Es decir, que por muchas
certificaciones de Calidad que se tengan, si
el usuario no está satisfecho, la biblioteca no
trabaja con Calidad. Por tanto,
Calidad y orientación al cliente son
conceptos que van íntimamente vinculados.
Para satisfacer a los clientes no basta con eliminar
los motivos de insatisfacción o de quejas, es
necesario asumir una actitud pro-activa que conduzca a
identificar los atributos de Calidad que
tienen impacto en la satisfacción del usuario.
En una biblioteca pública se debe atender como
mínimo las siguientes expectativas:
- Atención personalizada.
- Credibilidad y capacitación profesional.
- Dar seguridad al cliente.
- Respetar la confidencialidad.
- Agilidad en la utilización de los servicios.
- Flexibilidad en las normas a aplicar.
- Buenos comunicadores, con empatía,
amabilidad, etc.
- Cumplir todas las promesas.
- Reaccionar frente al error, admitiéndolo y
corrigiéndolo.
- Agradecer las quejas, reclamaciones, sugerencias y
felicitaciones de los usuarios.
- Mantener los detalles y los acabados impecables.
- Actualización de la información.
- Novedades literarias actualizadas.
- Obtención de la información de forma
inmediata.
- Acceso adecuado y señalización
correcta.
- Horarios de apertura continuados y en fines de
semana.
- Ambiente cómodo, relajado y tranquilo.
- Climatización e insonorización
adecuadas.
- Innovación tecnológica.
Esta lista de ejemplos dista mucho de ser exhaustiva.
Cada biblioteca ha de identificar la imagen y la
percepción que tienen sus usuarios de los
servicios que ofrece y aquello que realmente desean.
Debe trabajar continuamente para acortar la distancia
entre ambos.
La evaluación permite conocer el grado de
satisfacción que los usuarios tienen de los
servicios que se prestan, permite un análisis
más veraz y real de los datos que se poseen,
llegando a interpretar posibles causas de falta de
éxito, necesidades específicas y todo
ello para que la biblioteca pueda dar una respuesta
constructiva. Se debe seleccionar la técnica de
evaluación más apropiada para el proceso
o servicio que se desea estudiar, pensando a
quién se dirigirá el estudio.
Existen varios tipos de evaluaciones, se debe
seleccionar y aplicar aquella que realmente se adecua.
Los tipos de evaluación son:
-
Evaluaciones internas: son
autoevaluaciones destinadas a mejorar aquello que se
ofrece desde el punto de vista crítico interno
de la organización. Dos instrumentos
básicos que aseguran una buena
evaluación interna son el mantenimiento de una
adecuada batería de indicadores de
funcionamiento y los grupos de mejora.
-
Evaluaciones externas: siempre que
se tengan los recursos, se puede acudir a realizar
una evaluación externa a cargo de una empresa
especializada en auditorías. Estas empresas
proyectan una mirada objetiva de la
organización que proporcionará un
diagnóstico más preciso y objetivo de
la misma. Se recomienda recurrir a estas a ayudas
externas en las primeras fases de un programa de
Calidad, especialmente si deseamos iniciar
el proceso de Certificación de la ISO
9001:2000.
-
Evaluaciones de los propios
usuarios: la evaluación
periódica y sistemática de la
biblioteca desde el punto de vista del ciudadano
(usuario real o potencial) es imprescindible en el
trabajo con Calidad porque aspiramos a saber
qué desean y cómo desean recibir los
servicios y las prestaciones de la biblioteca. La
Calidad y la orientación de la
biblioteca al ciudadano van íntimamente
vinculados.
La encuesta es uno de los instrumentos más
adecuados para medir tanto el grado de
satisfacción que los ciudadanos en general, y
los usuarios directos en particular, tienen de los
servicios bibliotecarios, como su opinión. Se
destaca la encuesta de opinión y la encuesta de
satisfacción, esta última puede ser
descriptiva o analítica.
A la vez existen otros métodos de
evaluación para conocer el punto de vista del
cliente, como son los grupos de discusión, las
entrevistas personales, la gestión de
reclamaciones y sugerencias, etc.
2. Calidad-Normativa: norma ISO 9001
2.1. Procesos de certificación de
Calidad
Las bibliotecas pueden acogerse a tres procesos de
certificación de Calidad que son:
-
EFQM:
es la European Foundation for Quality
Management, una organización que se
dedica a tangibilizar los principios de Calidad
Total para que sea aplicable a organizaciones.
-
Calidad Total: la GCT
(Gestión de la Calidad Total), en
inglés TQM (Total
Quality Management), es una filosofía,
una forma de trabajar que busca la excelencia en los
resultados de las organizaciones.
-
ISO 9000: es una normativa
desarrollada por la ISO
(International Standard Organization) para asegurar
la implantación y seguimiento de los sistemas
de Calidad en las organizaciones.
Estos procesos de certificación comparten
ciertos objetivos de Calidad:
- Todos han sido creados para trabajar con la
Calidad y para buscar la mejora en los
resultados.
- El modelo EFQM
posibilita poner en práctica la Calidad
total.
- La ISO 9000 integra muchos aspectos de la
EFQM.
- La ISO 9000 puede certificar los resultados
conseguidos a través o bien del trabajo con
Calidad total o bien con el modelo
específico de EFQM.
2.2. NORMA ISO 9000
Cuando hablamos de "certificar"
tenemos que tener presente que existen dos tipos de
certificaciones:
- Certificación de productos: es el proceso de
emisión de un documento, un certificado, que da
fe de que un bien se ajusta a determinadas normas o
especificaciones establecidas.
Las condiciones para obtener la certificación
oficial de un producto son las de haber superado los
ensayos pertinentes en un laboratorio acreditado y
tener auditado por AENOR el sistema de
Calidad del proceso de fabricación
del producto o suministro del servicio.
En los servicios públicos (bibliotecas) se
está generalizando la Certificación de
la organización como prestataria de servicios
a los usuarios.
- Certificación de empresas: este certificado
se basa en el establecimiento de un sistema que asegure
la Calidad en una actividad concreta
demostrando que cumple con los requisitos de la norma
aplicable dentro de la serie ISO 9000 o equivalentes
nacionales.
La "implantación" de un
sistema de Calidad significa sistematizar un
conjunto de acciones para implementar, controlar y
mejorar los procesos de trabajo. En un modelo, como el
marcado por las normas ISO, las acciones que hay que
realizar para lograr la implementación del
sistema de Calidad son:
- Fijar una política rectora de
Calidad.
- Marcar objetivos.
- Planificar un programa de Calidad.
- Definir, desarrollar y documentar el sistema de
Calidad.
- Mantener el sistema.
Para que un Sistema de Calidad funcione tiene
que cumplir las siguientes características:
- Que afecte a todos los elementos de la
organización.
- Que sea entendido y practicado por todo el
personal.
- Que sea proporcional con los objetivos perseguidos
por la dirección.
- Que lleve a mejorar el mercado, la productividad,
la eficacia y reducir costes.
- Que sea dinámico y se adapte a los cambios
en la organización y en su entorno.
¿Cómo implementar un sistema de
Calidad en la biblioteca pública?.
Iniciarse en la implementación de un sistema de
Calidad implicará contar en principio
con el apoyo de una consultora. El inicio de la
Certificación ISO con su ayuda, conlleva las
siguientes fases:
Las Normas ISO 9000 para la gestión de
Calidad.
El comité Técnico ISO/TC 176 fue creado
con la finalidad de elaborar normas par la
gestión de la Calidad en las empresas.
De todas las normas elaboradas por este organismo las
más conocidas has sido las de la serie ISO 9000
que incluye:
- La ISO 9001, destinada a empresas cuya actividad
contempla el diseño, el desarrollo, la
producción, instalación y servicio
postventa de un producto.
- La ISO 9002 se destina a empresas cuya actividad se
centra en la producción, instalación y
servicio postventa del producto.
- La ISO 9003 se dedica a empresas cuya actividad se
limita a la inspección y ensayo final de un
producto.
La norma vigente en la actualidad es la ISO 9001:2000
que deroga a las anteriores ISO 9001, 9002 y 9003.
Así actualmente están en vigor:
- ISO 9000:2000, Fundamentos y vocabulario:
describe los fundamentos y especifica la
terminología en los sistemas de gestión
de Calidad.
- ISO 9001:2000, Sistemas de gestión de la
Calidad. Requisitos: especifica las necesidades de
los sistemas de Calidad aplicables a toda
organización que necesite demostrar su capacidad
para ofrecer productos que satisfagan las demandas de
sus clientes.
- ISO 9004:2000, Directrices para la mejora de
desempeño: proporciona objetivos amplios
enfocados hacia la eficacia y la eficiencia de la
organización.
Si la biblioteca pública desea certificar con
las normas ISO, se tiene que acoger a la ISO 9001:2000,
que está orientada a dar satisfacción al
cliente e incluye algunos de los principios de la
filosofía de mejora continua.
Las normas ISO 9000 no sólo miden la
Calidad de productos o servicios, sino que
establecen las necesidades para sistematizar y
formalizar, documentándolos, procedimientos
básicos de la organización.
Cómo iniciar la implementación del modelo
ISO 9001:2000.
Los pasos a dar para iniciar este proceso son:
- Tener claro que hay que adoptar una nueva
mentalidad y una nueva filosofía de trabajo en
la biblioteca.
- Es aconsejable recopilar información sobre
lo que significa la Certificación, el trabajo
que implica, asesorarse y formarse en la materia.
- Informar y formar al personal.
- Buscar una consultora externa para que nos asesore
en el diagnóstico, en la redacción de
documentos, etc.
- Nombrar a un responsable de la gestión de
Calidad que a la vez puede ser el coordinador
de proyecto.
- Organizar los equipos de trabajo, encargados de
desarrollar los procedimientos, comprobar su uso,
evaluarlos y actualizarlos periódicamente.
- Redactar la documentación necesaria.
- Realizar auditorías internas de prueba para
comprobar el funcionamiento del sistema.
- Pasar la auditoria externa definitiva para lograr
la certificación.
- Lograda la certificación, mantener el
sistema con la ayuda de la consultora.
Ventajas, inconvenientes y costes de la
Certificación ISO 9001:2000.
Cuando una organización desea certificarse con
la norma ISO 9001:2000 tiene que tener en cuenta las
ventajas y los inconvenientes que ello le
reportará como organización. Entre la
ventajas cabría señalar:
- Es más fácil de aplicar que la Mejora
Continua.
- Tiene más repercusión en el exterior,
mejora la imagen y el prestigio.
- Ordena y organiza procedimientos, normas y tareas.
- Obliga a elaborar un diagnóstico general de
toda la biblioteca.
- Obliga a mantener el sistema mediante evaluaciones
continuas.
Algunas de las desventajas podrían ser:
- Es un sistema poco flexible.
- No asegura una mejora del servicio.
- Certifica aquello que se dice ofrecer y comprueba
qué se ofrece, pero no lo mejor que puedes dar.
En ello se diferencia de la Mejora Continua, que
siempre está mejorando los procesos y
preguntando si se puede hacer mejor.
- Si no están claramente marcados los
objetivos, se puede obtener la certificación
pero, en algún caso extremo, la
implementación de la norma puede provocar que se
ofrezca un peor servicio, ya que en ocasiones prioriza
la sistematización y la documentación en
contra de la flexibilidad en el servicio.
- Implica excesiva burocracia, puesto que se exige
mucho papeleo y documentación.
Los procesos de Calidad también
conllevan costes que se podrían regular
estableciendo un control para lograr una mejor
gestión presupuestaria, establecer el valor del
servicio prestado y tomar decisiones. Por nombrar
algunos:
- Costes de prevención.
- Costes de evaluación.
- Costes de fallos internos y externos.
Elementos clave para obtener la Certificación
ISO 9001:2000.
La clave principal para la obtención de la
Certificación ISO 9001:2000 es la
elección de una buena consultora. La biblioteca
pública sólo ha de seguir las
indicaciones de la consultora e invertir los recursos
necesarios para redactar la documentación. Para
obtener la Certificación es necesario tener en
cuenta como elementos claves:
- Redacción de toda la documentación
del sistema (Política de Calidad,
Manual de Calidad, Procedimientos,
Indicadores, etc.).
- Establecimiento de objetivos de mejora anuales.
- Elaboración de instrumentos de
evaluación: indicadores, encuestas, etc.
- Establecimiento de canales para las sugerencias
internas, externas, circuito para atender las
reclamaciones y establecer el sistema para atender las
"acciones preventivas y las correctoras".
- Comunicación sobre lo que se va a hacer y
sensibilización del personal de forma continuada
sobre la importancia de la implementación del
sistema de Calidad en la biblioteca.
Mantenimiento de la Certificación ISO 9001:2000.
Lo primero a tener en cuenta es que no se trata de un
certificado que se consigue una vez y sirve para
siempre. Cuando la biblioteca lo haya obtenido tiene
que mantenerlo.
En general se mantiene también la Consultora que
ha ayudado a obtener el Certificado porque el Sistema
de Gestión de Calidad es algo
dinámico.
Se irán realizando auditorías externas
que evaluarán periódicamente la
biblioteca para mantener el Certificado e
identificarán las medidas preventivas o
correctoras que sean oportunas.
Cualquier modificación en la forma de trabajo
implicará la modificación del
procedimiento redactado dejando constancia en el
Manual. Las revisiones de la documentación
estarán controladas y numeradas, y el
responsable de Calidad debe archivarla y
conservarla por un periodo de tres años.
Es necesario un cambio de mentalidad a nivel global
sobre todo si lo que se desea es iniciarse con el
trabajo en Mejora Continua, sistema que realmente ayuda
a mejorar y a optimizar los servicios.
Los Indicadores en el Sistema de Gestión de
Calidad.
El objetivo de un sistema de indicadores es medir el
grado de funcionamiento de la organización con
vistas a proponer acciones de mejora e ir evaluando el
impacto en el tiempo de estas acciones.
Los indicadores en un sistema de Calidad
sirven de herramienta para evaluar la Calidad
y la eficacia de los servicios de una biblioteca,
así como valorar la eficiencia de los recursos
asignados a esos servicios y actividades. Hay
indicadores de diversos tipos:
- Indicadores de rendimiento operacional, relacionan
inversión y producción, como los
registros catalogados por hora o el coste de cada
registro. Son útiles para la asignación
de recursos a actividades y servicios en
relación con los resultados que se obtienen...
- Indicadores de eficacia, relacionan la
producción con el uso, como la proporción
de documentos del fondo que se ha utilizado y la
satisfacción del usuario con el préstamo.
- Indicadores de coste-eficacia, relación
entre inversión y uso, entre los recursos
destinados a un servicio y la utilización del
mismo por los usuarios. Eficiencia de la biblioteca.
Cada sistema de indicadores es propio de cada
biblioteca y de cada situación.
Elementos de los Indicadores.
Los indicadores tienen la forma física de una
plantilla. En cada uno de ellos es indispensable que
estén presentes los siguientes elementos:
-
Nombre del indicador: se refiere a
lo que representa, por ejemplo "Libros no
encontrados o extraviados".
-
Proceso: se refiere al proceso sobre
el que se construye el indicador, por ejemplo
"Adquisiciones".
-
Responsable: tiene que constar en
cada indicador la persona responsable de su
mantenimiento.
-
Criterio de aceptación: es el
margen de error tolerado. Es diferente para cada
indicador y acordado de antemano con el auditor.
-
Objetivo: se refiere a lo que
pretendemos saber con el indicador.
-
Período de validez.
-
Método de medida: se refiere
a las dos medidas que ponemos en funcionamiento. Por
ejemplo, en el indicador "libros no encontrados
o extraviados" podría ser "Nº
de libros no encontrados o extraviados / fondo en
préstamo) * 100".
-
Frecuencia de medición: puede
ser mensual, trimestral, anual, etc.
Criterios para la aplicación de Indicadores.
Para utilizar un indicador en una biblioteca debemos
asegurarnos de que reúne la
características recogidas por la norma ISO
11620:
- Contenido informativo. Aporta información
clarificadora, de manera que sea útil para medir
una actividad, identificar los logros conseguidos,
localizar problemas o deficiencias para actuar en su
solución.
- Tener fiabilidad. Debe producir el mismo resultado
en las mismas circunstancias.
- Validez. Debe medir lo que se quiere medir.
- Idoneidad. Tiene que adecuarse al objetivo para el
que se ha formulado.
- Practicidad. Deberá utilizar datos que
resulten accesibles con un esfuerzo razonable.
- Comparabilidad. Si se usa para comparar bibliotecas
debe permitirlo.
El uso de los indicadores tiene limitaciones, no se
pueden obtener valores óptimos a la vez en todos
ellos. Los resultados se deben interpretar con cuidado,
asegurándose que no ha habido errores de
muestreo o subjetividad en las mediciones y teniendo en
cuenta que también influye el comportamiento de
los usuarios.
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