¿Sabía que en Absys puedes eliminar documentos bibliográficos duplicados mediante la transferencia de información?
En la versión 6 de Absys se ha incorporado una nueva opción que puede facilitarnos y acelerar el proceso de depuración de nuestro catálogo bibliográfico. Como siempre, para entender mejor este procedimiento vamos a partir de un ejemplo muy sencillo. A pesar de que Absys controla la creación de duplicados en el mismo momento en que se graba la catalogación (en monografías se utiliza para ello el campo del ISBN) y nos avisa de ello...
es posible que, por la razón que sea, se haya obviado este mensaje y al final nos encontramos con dos catalogaciones, llevadas a cabo por diferentes personas, del mismo documento. Es decir, se han creado duplicados: existen del mismo documento cuatro ejemplares repartidos por la biblioteca; de la primera catalogación cuelgan tres ejemplares:
Y de la segunda, donde además la descripción bibliográfica no es tan completa, cuelga un único ejemplar:
Depuración
La primera depuración a llevar a cabo es la de responsabilidades y descubrir quién fue el que perpetró semejante desaguisado, pero eso escapa de este pequeño texto, así que cada uno aguante su vela. Bromas aparte, recuerda que la nueva versión de Absys lleva automáticamente un control de quien ha catalogado el documento (campo usad).
Para eliminar el duplicado, lo primero que tenemos que hacer es decidir con cuál de las dos catalogaciones nos vamos a quedar. En nuestro caso elegiremos la primera, la que incluye tres ejemplares.
Para iniciar el proceso de transferencia de títulos partimos de la búsqueda del documento que va a ser transferido y eliminado. Una vez terminado todo, esta catalogación desaparecerá y al final tendremos que bajo la catalogación que hemos decidido como buena habrá cuatro ejemplares. Así pues, una vez estemos visualizando el documento en formato completo, hacemos clic en Documento > Transferir título. Buscamos ahora la catalogación escogida como la completa y hacemos clic en Capturar.
Ahora, ya sólo tenemos una catalogación de la que cuelgan los cuatro ejemplares y se ha eliminado el duplicado:
