¿Sabía que en Absys puede añadir bases para capturar documentos bibliográficos y autoridades?
En esta edición vamos a explicar como crearnos y configurarnos bases de datos bibliográficas y de autoridad, que nos servirán para tener registros que no queramos que estén en CATA o AUTO y a las cuales poder consultar para capturar la ficha catalográfica.
Para ello lo vamos a ver con tres ejemplos prácticos. Uno es la creación de un POOL bibliográfico, otro es la creación de un POOL para introducir registros de autoridades y por último la creación de una base de datos concatenada (unir dos bases de datos como si fueran una sola para facilitar la consulta).
Hay que advertir que estas bases de datos sólo sirven como almacén de datos para hacer consultas sobre ellas y en su caso hacer capturas de la ficha catalográfica. No se puede trabajar con ellas como se hace con CATA y AUTO porque Absys sólo considera a estas dos, además de CANC y ADQT, como bases de datos de trabajo.
Crear un POOL
bibliográfico 
Para ejecutar estas instrucciones se tienen que hacer desde el servidor que es el que contiene los ficheros de configuración a partir de los cuales crearemos nuestra base de datos.
- Hacemos una copia del fichero POOL.tbl del
directorio Search/Config/Databases como SELE.tbl. El
nombre de la base de datos tiene que tener 4
caracteres. Este fichero contiene la
configuración de la base de datos (donde
está el directorio donde se guardan los ficheros
de la base de datos SELE, filtros de la base de datos,
permisos de acceso,etc.). A continuación
editamos el fichero con el block de notas y modificamos
la entrada DESC, FMT y FILTER1 cambiando POOL por SELE.
- Creamos en el directorio Search/Database el directorio SELE y copiamos el fichero form.db del directorio POOL al nuevo directorio SELE. Este fichero contiene la estructura de la base de datos, es decir los campos MARC bibliográficos. Ni el nombre ni su contenido se modifica.
- En el directorio Absysw/Tablas y editamos el
fichero bases.tbl y añadimos nuevas entradas
para SELE, copiando la parte del POOL y modificando
donde ponga POOL por la base en cuestión. En el
apartado de [BASES] añadimos una nueva
BASEnn=SELE y copiamos todo el apartado [POOL] dentro
del texto y lo modificamos cambiando POOL por SELE.
- En el directorio Search/Config/Saves/Common,
copiamos los ficheros HTPOOL*fmt y POOL*fmt a
HTSELE*fmt y SELE*fmt. Editamos estos nuevos ficheros
con el block de notas y modificamos la entrada :VALID
POOL a VALID SELE.
- Una vez configurada la base de datos nueva hay que
recrear la base de datos para poder trabajar con ella.
Para ello hay que ejecutar el siguiente comando: En
WinNT-2000 desde el interfaz de comandos: brsload BASE
-create -force -file NUL -verbose
En UNIX: brsload BASE -create -force -file /dev/null -verbose
Nota: Hasta ahora no habíamos dicho nada del sistema UNIX pero los pasos son los mismos para ambos sistemas.
Crear un POOL de
autoridades
El proceso de crear el POOL de autoridades es muy parecido al de crear uno bibliográfico. Desde el servidor de Absys:
- Hacemos una copia del fichero AUTO.tbl del
directorio Search/Config/Database como POAU.tbl. El
nombre de la base de datos tiene que tener 4
caracteres. Este fichero contiene la
configuración de la base de datos, es decir,
donde se encuentra el directorio donde se guardan los
ficheros de la base de datos POAU, filtros de la base
de datos, permisos de accesos, etc.). A
continuación editamos el fichero POAU.tbl con el
block de notas y lo cambiamos las entradas DESC, FMT y
FILTER1 de POOL a POAU.
- Creamos en el directorio Search/Database el directorio POAU y copiamos el fichero form.db del directorio AUTO al nuevo directorio POAU. Este fichero contiene la estructura de la base de datos, es decir los campos MARC de autoridades. Ni el nombre ni su contenido se modifica.
- En el directorio Absysw/Tablas y editamos el
fichero bases.tbl y añadimos nuevas entradas
para POAU, copiando la parte del POOL y modificando
donde ponga POOL por la base en cuestión. En el
apartado de [BASES] añadimos una nueva
BASEnn=POAU y copiamos todo el apartado [AUTO] dentro
del texto y lo modificamos como en lo sombreado con
azul de la imágen.
- En el directorio Search/Config/Saves/Common,
copiamos los ficheros HTAUTO*fmt y AUTO*fmt a
HTPOAU*fmt y POAU*fmt. Editamos estos nuevos ficheros
con el block de notas y modificamos la entrada :VALID
AUTO a VALID BASE (en este caso a POAU).
Una vez configurada la base de datos nueva hay que recrear la base de datos para poder trabajar con ella. Para ello hay que ejecutar el siguiente comando:
En WinNT-2000 desde el interfaz de comandos: brsload BASE -create -force -file NUL -verbose
En UNIX: brsload BASE -create -force -file /dev/null -verbose
Concatenar
bases de datos
Llamamos a concatenar bases de datos a unir bases independientes para poder consultar en ellas al mismo tiempo como si fuera una sola. Aclaramos que esta unión no es una unión física de las bases de datos, sino mas bien es crear una relación entre ellas.
Puede ser conveniente para consultas en Opac donde se tiene distintas bases de datos con información bibliográfica diferenciada difundir el fondo de la biblioteca. Por ejemplo, una base de datos donde se contiene un fondo determinado de una colección privada que no está disponible para el préstamo pero interesa difundir su obra. También para el propio trabajo de los catalogadores que pueden tener pooles bibliográficos de distintas instituciones las cuales se unen para hacer una consulta simultánea en las bases de datos.
Supongamos que tenemos dos bases de datos bibliográficas (SELE y GENE) configuradas y creadas las cuales queremos concatenar. Para ello, desde el servidor de Absys:
- Copiamos del Absysw/Search/Config/Databases el
fichero ADCA.tbl a SEGE.tbl. Como hemos dicho antes,
este fichero contiene la configuración de la
base de datos. Editamos el fichero SEGE.tbl y
modificamos las entradas FMT, DES y PIECEn. En este
caso estamos concatenando solo dos bases de datos pero
se pueden unir varias. Para ello añadimos tantas
entradas PIECEn= como bases queramos concatenar.
- En el directorio Absysw/Tablas y editamos el
fichero bases.tbl y añadimos una nueva entrada
BASESnn=SEGE y copiamos la parte del ADCA del fichero
para la concatenada de dos bases de datos en el mismo
texto y modificamos este término por SEGE. En el
apartado de [BASES] añadimos una nueva
BASEnn=SEGE y copiamos todo el apartado [ADCA] dentro
del texto y lo modificamos cambiando ADCA por SEGE.
- Copiamos los ficheros HTPOOL*fmt y POOL*fmt a HTSEGE*fmt y SEGE*fmt del directorio Search/Config/Saves/Common. Los editamos y cambiamos la entrada :VALID POOL a :VALID SEGE.