¿Sabía que en Absys puede elegir entre dos modelos de red bibliotecaria? (I)
|
|
| Modelo A. Red de Biblioteca única-Sucursales | Modelo B. Red de Bibliotecas-Sucursal/es |
En esta primera entrega, comentaremos las posibilidades de parametrización del Modelo A, para poder ver cuáles son las posibilidades y las consecuencias de elegir entre una opción y otra.
Estos datos no se refieren a la obligatoriedad de parametrización sino a la posibilidad de relacionarlo con una biblioteca/sucursal a la hora de crearlo y las consecuencias de hacerlo o no. Por ejemplo: para definir una sucursal es obligatorio tener creado un calendario aunque, sin embargo, a la hora de crear éste no se asocia a ninguna biblioteca/sucursal de forma específica.
El hecho de trabajar con el Modelo B no implica la no definición de sucursales, ya que este dato es obligatorio parametrizarlo en cualquier caso.
Modelo A. Red de Biblioteca única-Sucursales.
Para comentar estas posibilidades, aclaramos punto por punto los pasos a realizar en todos los módulos que componen Absys:
EJEMPLARES
| BIBLIOTECA | SUCURSAL/ES DEPENDIENTES | |
|---|---|---|
| TIPOS DE EJEMPLARES | Al crear este dato es posible dejar el campo biblioteca en blanco, por lo tanto es optativa su indicación | Tanto si se ha dejado el campo en blanco como si se ha introducido información en el campo Biblioteca al dar de alta el dato, las sucursales heredan el dato. |
| LOCALIZACIÓN | Al crear este dato es posible dejar el campo biblioteca en blanco, por lo tanto es optativa su indicación | Tanto si se ha dejado el campo en blanco como si se ha introducido información en el campo Biblioteca al dar de alta el dato, las sucursales heredan el dato. |
| ESTADO | Al crear este dato es posible dejar el campo biblioteca en blanco, por lo tanto es optativa su indicación | Tanto si se ha dejado el campo en blanco como si se ha introducido información en el campo Biblioteca al dar de alta el dato, las sucursales heredan el dato. |
Ventajas
Como se ha comentado es posible parametrizar todos esos datos para todo el sistema, con lo que las sucursales los heredarán y los tienen a sus disposición en el momento de crear sus ejemplares. De esta forma es posible crear modelos de actuación comunes a todo el sistema de forma más ágil. En un sólo paso, se pueden imprimir tejuelos o etiquetas de todo el sistema que se encuentren pendientes de imprimir, lo que facilita su gestión.
Inconvenientes
No es posible definir un Tipo de ejemplar, Localización ni Estado para una sucursal para que sólo ella visualice ese dato en el momento de dar de alta los ejemplares; aunque dicha sucursal puede solicitar que se creen esos datos específicamente para ella, estarán disponibles para todo el sistema. Todos los datos de parametrización son compartidos y las propias sucursales tendrán en sus manos la decisión de utilizar esa información o definir otra que le sea útil. Tanto en un caso como en otro se requiere de una organización y coordinación para evitar duplicidades en cuanto a la parametrización de datos.
LECTORES
| BIBLIOTECA | SUCURSAL/ES DEPENDIENTES | |
|---|---|---|
| TIPOS DE LECTORES | Es optativa la indicación de la biblioteca | No es posible crear Tipos de lectores asociados a una sucursal en concreto, por lo que los tipos son heredados por las sucursales. |
| CÓDIGOS 1, 2, 3, PERFIL DEL LECTOR | Es optativa la indicación de la biblioteca | No es posible, en ningún caso, crear estos datos en relación directa con la sucursal por lo que son heredados por las sucursales pertenecientes a la Biblioteca Central |
| LECTORES | Es optativa la incorporación de este dato aunque si se elige un tipo de lector asociado a un Biblioteca, el lector automáticamente es asociado a ella. | No es posible, bajo ningún concepto, asociar un lector a una sucursal directamente al crearlo. |
Ventajas
Es posible, de forma más ágil y rápida, crear políticas de préstamos comunes a todo el sistema bibliotecario, lo que permitiría que el lector pudiera realizar préstamos de cualquier sucursal perteneciente a dicho sistema. Pueden imprimirse los carnets y etiquetas de lectores pendientes en un único paso.
Inconvenientes
No es posible que una sucursal pueda obtener datos estadísticos en cuanto a dar de alta lectores (cuantos pertenecen a ella, por ejemplo) ya que no se puede dar de alta a un lector directamente asociado a una sucursal. Una solución para esta situación es utilizar para ello los códigos 1, 2 o 3 como parametrización paralela de las sucursales. Una sucursal no está en disposición de poder imprimir (directamente) los carnets de los lectores que le pertenecen.
POLÍTICAS DE
PRÉSTAMO
| BIBLIOTECA | SUCURSAL/ES DEPENDIENTES | |
|---|---|---|
| POLÍTICAS DE PRÉSTAMO | Es optativa la indicación de la biblioteca en el caso de los Tipos de lectores (siempre y cuando éstos no estén asociados a una biblioteca). Si se indica este dato de Biblioteca, cualquier lector creado en relación a un Tipo de lector asociado a una Biblioteca podrá realizar un préstamo según el Tipo de ejemplar con el cual se esté dando de alta una política. | El dato de sucursal sólo está disponible para los Tipos de ejemplares. Si al elegir un tipo de ejemplar, el campo sucursal se deja en blanco, se supone que se está diseñando una política de préstamos para todo el sistema independientemente de la sucursal en donde se encuentre el ejemplar. |
Ventajas
Con este modelo de sistema bibliotecario es más sencilla la creación de políticas de préstamos comunes a todas las sucursales. De cualquier forma, sigue estando disponible la posibilidad de que cada sucursal tenga definidas sus propias políticas de préstamo. Las sucursales podrán obtener datos estadísticos en relación a los préstamos que le hacen a sus lectores a pesar de que éstos no se asocian directamente con ellas, ya que lo que prima a la hora de hacer el préstamo es el ejemplar, que sí pertenece específicamente a ella.
PRESUPUESTOS Y
ADQUISICIONES
| BIBLIOTECA | SUCURSAL/ES DEPENDIENTES | |
|---|---|---|
| CUENTAS | Es optativa la indicación de la biblioteca | No hay relación directa entre estos dos datos |
| MONEDAS | No hay relación directa entre estos dos datos | No hay relación directa entre estos dos datos |
| PARTIDAS PRESUPUESTARIAS | No hay relación directa entre estos dos datos. Las partidas presupuestarias se engloban dentro de cada una de las cuentas finales, las cuales si pueden estar asociadas a una biblioteca | No hay relación directa entre estos dos datos |
| ADQUISICIONES | El dato de la biblioteca desde la cual se realiza la compra es obligatorio. | Existe la posibilidad de indicar específicamente la biblioteca que lleva a cabo la adquisición |
| PROVEEDORES | Es optativa la indicación de la biblioteca | No hay relación directa entre estos dos datos |
Ventajas
Resulta más sencilla la comprobación de los totales del presupuesto en el caso de que todas las sucursales dependan de un mismo organismo y un mismo presupuesto. No hay inconveniente en que cada sucursal tenga independencia presupuestaria del resto que integran el sistema.
Inconvenientes
No existe una relación directa entre Cuenta y
Sucursal, con lo que es necesario llegar a una
coordinación entre centros a la hora de nombrar
dichas cuentas y evitar duplicidades para que cada
sucursal sepa exactamente cuál es la que tiene
que utilizar a la hora de llevar a cabo las
compras.
Exige una estructura más compleja en cuanto que
todas las cuentas puede partir de una misma cuenta
principal o bien que existan diferentes cuentas
principales dependiendo de las sucursales (hay que
recordar que aún a pesar de eso es imposible
relacionar directamente una sucursal con una cuenta
específicamente).
SERIES
Para este caso no existen diferencias significativas en
cuanto a su implementación en un sistema u otro.
Repasando los datos que se manejan dentro de este
módulo no existe una correlación directa
que conlleve diferencias estrictas en cuanto al modelo
bibliotecario elegido: datos como Periodicidad o Textos
de numeración se crean para todo el sistema,
completamente independientemente de la sucursal desde
la cual o para la cual se han creado. Por otro lado,
las colecciones sí se crean directamente sobre
una sucursal en concreto, con lo que es un dato que
sí debe de consignarse al crear la
colección.
Por otra parte, a partir de la versión 5.1 de
Absys a la hora de crear la
suscripción es optativa la indicación de
la sucursal desde la cual se realiza, aunque hay que
dejar claro que la suscripción se hace sobre
una/s colección/es que Sí se encuentran
dadas de alta en relación a una sucursal. Por
todo ello, el trabajo con series no implica cambio
alguno.
Jesús Castillo Vidal - jcastillo@baratz.es